グリーンサイト 自動再提出機能の設定方法｜１年使ってわかったメリットと注意点

作業員名簿『再提出自動化機能』！
「再提出ボタン押し忘れて、元請会社から最催促…」
→ そのミスをゼロにできる新機能！でも重要な注意点もあります！

2024年12月20日の建設サイトのニュースで、「再提出自動化機能」が発表されました。
この機能を１年使ってみてわかったことをご紹介したいと思います。

他社とのコミュニケーション上重大な注意事項もありますので、この設定を検討されている方は本記事ご一読いただくとお役に立つかと思います。

『再提出自動化機能』とは？

グリーンファイルの再提出が必要になった際に、自動で再提出される機能です。
毎日夜間に自動実行されますが、構造上毎日必ず自動更新されるものではなく適用される条件があります。
また、初期設定は「利用しない」なので、使うには「企業設定」で変更が必要です。

対象は１次会社のみ

本機能は「１次会社が元請会社へ自動再提出」する機能です

「自動再提出」がONだと自社１次会社と２次会社以降から提出される労務安全書類を、その夜自動で提出してくれます。
なお、２次会社以降はグリーンファイルの更新の度、１次会社の管理画面へ反映されるので「提出」の概念がありません。

「自動再提出」を選ぶと、１次会社と２次会社の操作性が近くなる

通常では１次会社は自社のグリーンファイルと２次会社以降のグリーンファイルを取りまとめて、手動で「提出」をします。
従って上記の２次会社以降のグリーンファイル提出方法と操作性が近くなります。

「自動再提出」をONにすると何次会社の立場であっても、協力会社側操作時は「提出」という作業を考えなくて良いという状態を作り出せます。

つかだ

操作を標準化できるという大きなメリットがあります！

企業アカウント全体に反映

会社単位の設定なので、一度「自動提出」すると全てのプロジェクトに反映されます。
グリーンサイトの運用で重要なのは「全員がグリーンサイトを習熟しているわけではない」という事です。
後述する注意事項に関して周知が必要な場合あるかもしれません。

【動画あり】設定方法

ここが便利！ 『自動再提出』メリット３つ

• グリーンサイトを見張る必要がなく他の業務に集中できる
• ２次以降の会社からの再提出を見逃さず元請に提出できる
  （初回提出後の資格の更新、健康保険の更新、車検情報の更新など）
• 上記の通り、１次と２次以降で協力会社画面の操作性が近くなり、操作の標準化につながる（１次は初回手動提出です）

使う前に知っておきたい注意点４つ

• 再提出は毎晩夜間に自動実行される
• 初回提出は必ず手動で提出する（「自動再提出システム」なので）
• 自動再提出後は元請会社の「承認」「否認」を受けないと再提出可能にならない
• 提出の取り下げは出来ない

逆に仕事が増える可能性も？自動再提出のリスク

自動再提出後は元請会社の「承認」「否認」を受けないと再提出可能にならず、
その間は自動・手動再提出のどちらも受け付けません。

正式な提出に不要な日数が発生する可能性

どのような不利なケースが考えられるか、自社が１次企業の例として想定します。

Case.1　未完成のまま自動提出されてしまった場合
1日目:新規入場の作業員名簿が60%の完成度で夜間に自動再提出された
2日目:翌日100%にして手動提出しようとしたが、元請会社未確認で「再提出」はできない
3日目:翌日早く「再提出」したいがまだ出来ず、確認に時間を要してしまった
4日目:翌日元請会社から1日目の残40％についてコメントと「否認」を受ける
5日目:コメントを確認し2日目に既に完成していた100%を手動提出

自動設定をしていなければ、自社・元請ともに青字の工程は存在せず、2日目の手動再提出でこの作業は完了していました。

提出は自分で取り下げ出来ないため「意図せず提出されてしまう」という仕組みは、この様な状況を招く可能性があります。

上位企業とのコミュニケーション不和を生む可能性

Case.2　自動再提出機能を知らない場合
1日目:新規入場の作業員名簿が60%の完成度で夜間に自動再提出された
2日目:翌日80%にして下位企業の情報提供待ちとなった
3日目:翌日元請会社から1日目の残40％についてコメントと「否認」を受け、再提出可能になる
3日目夜:再度の自動再提出が起動し、80%の完成度で再提出される
4日目:元請会社確認するが残20%の未完成を確認、コメントを理解されなかった印象を受ける

１次企業・元請企業ともにいつも通りグリーンサイトのシステムを運用しているだけなのですが、
自動再提出を認知しておらず、コミュニケーション不和が生まれる可能性があります。

協力会社の「自動再提出」設定がONかOFFかなんて事は、元請会社側からは知り様の無いことです。

会社の労務安全書類へのポリシー違反の可能性

そもそも、「下位会社から預かった労務安全書類を自動ノールックで元請会社に提出していいのか？」
という会社の安全ポリシーや規範との照合が必要になります。

本当にノールックかどうかはわかりませんし、確認すべき１次企業の責任は変わりません。
繰り返しになりますが「全員がグリーンサイトを習熟しているわけではない」ので、
この機能のON/OFFで失ってしまうプロセスは何か？と考えて実行すべきと思います。

まとめ

協力会社の書類提出を待つあまり、何度もグリーンサイトにログインして目視確認していた経験は無いでしょうか。私はあります😅

『自動再提出』機能はその待ち時間をゼロにできる、実務者にとってありがたい機能です。

自社では1年使ってOFFに戻しました。理由は「現場からの問い合わせ対応が増えたから」でした。便利さの裏に、気づきにくいコミュニケーションコストが隠れていることによる結論でした。

ここまでご覧頂き大変あり難うございました。
以後も良い発信ができるよう心がけます。
つかだ