グリーンサイト書類提出「提出できない」「受領」のトラブル対処法まとめ

「提出ボタンがない」「再提出できない」「ずっと再提出待ちのまま」
自社と相手、どちらの番かを知ることが重要です

グリーンサイトで手が止まるのは、たいてい操作を間違えているからではありません。
「いまボールを持っているのが自分ではない」というだけのことが多いです。

【重要な仕様】書類提出は「立場」によって画面が変わります

グリーンサイトのつまずきの大半は、この表を知っているかどうかで解決します。

立場	やること	「書類提出」ボタン
元請会社	提出された書類を確認し、承認または否認する	—（承認する側）
1次の協力会社	自社と2次以降の書類を取りまとめて、元請へ提出する	ある
2次以降の協力会社	自社の書類を作る。1次会社の画面へ自動で反映される	ない

1次の協力会社

2次会社以降には「提出」という概念がありません。
グリーンファイルを更新するたびに、その内容が1次会社の管理画面へ反映される仕組みだからです。

ケース①「提出ボタンがどこにもない」2次以降の協力会社

自社が2次以降なら、そもそも存在しません

2次以降の協力会社

上の表のとおりです。2次会社以降の画面に提出ボタンはありません。
書類を作って保存した時点で、1次会社からは見えています。

※書類の変更内容は一次企業側へ自動反映されます。元請会社への書類提出は一次企業が行います。

グリーンサイト「提出書類一覧」画面の注記より

画面の下部にも、このとおり書かれています。探しても見つからないのではなく、最初から用意されていません。

「提出しなきゃ！」と探し続ける必要はありません。
作り終えたら、1次会社に「入力が終わりました」と伝えるだけで完了です。

ケース②「提出ボタンがグレーアウトしている」1次の協力会社

この場合は、3つの可能性があります。

① すでに提出済みで、元請の確認待ち

一度提出した書類は、元請会社が「受領」または「否認」を押すまで、再提出できません。
自動・手動のどちらも受け付けない状態になります。

１次の協力会社側の画面

つかだ

キャッチボールのボールは元請会社にあります。
自社でできることはありません。
再提出を急ぐ場合は、元請会社に確認を依頼してください！

② 「再提出自動化機能」がONになっている（自動で①の状態）

夜間に自動で提出される設定です。自分では提出した覚えがないのに提出済みになっているのは、これが原因です。企業担当者アカウントの「企業管理」＞「企業設定」から確認できます。

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③ 書類がまだ完成していない

必須項目が埋まっていないと提出に進めません。作業員名簿の場合、送り出し教育実施日や入場アンケートの未設定がよくある原因です。

１次の協力会社側の画面

ケース③「受領」「否認」が表示されている　元請会社

初回提出の受領前

元請会社側の画面

「受領」「否認」が表示されている場合は、初回の提出に対して元請会社側のリアクション待ちの状態です。
1次の協力会社側ではケース②となっており、入場者の追加などに対して再提出出来ない状態になっています。

提出書類を確認して、「受領」「否認」のリアクションを行い、ボールを1次の協力会社へ返しましょう。

初回提出の受領後

元請会社側の画面

受領後は「受領」ボタンが消え、「否認」だけが残ります。一度受領した書類をあとから差し戻せるようにするためで、これは正常な状態です。
「否認しか押せない」と心配する必要はありません。

【注意】書類提出の取り下げはできません

いったん提出したものを、自分で取り消すことはできません。
未完成のまま出してしまった場合も、元請会社の処理を待つしかありません。

だからこそ「完成してから書類提出ボタン」が原則です。

ところが、その原則が崩れることがあります

グリーンサイトには「再提出自動化機能」という便利な機能があります。再提出が必要になった書類を、夜間に自動で提出してくれる仕組みです。

提出ボタンの押し忘れがなくなるので、協力会社の提出待ちでグリーンサイトを何度も見に行く手間が消えます。実際とても助かる機能です。

ただしこの機能をONにしていると、書きかけの書類が、その日の夜に提出されてしまいます。
そして前述のとおり、提出したものは取り下げられません。

自動化したはずが、かえって日数がかかりました。しかも元請会社には「未完成のものを出してきた会社」として記録が残ります。

やっかいなのは、協力会社の自動再提出がONかOFFかは、元請会社側からは分からないことです。元請会社はいつもどおり書類を確認しているだけなのに、何度も未完成の書類が届くという状況になります。

複数人・複数部署で運用している会社ほど、この機能は慎重に判断してください。全員がグリーンサイトに慣れているとは限らないからです。逆に提出操作そのものを忘れがちな体制なら、ONが向いています。

設定方法と、1年使って分かったメリット・注意点は別記事にまとめています。

ケース④「元請会社から否認を受けて再提出することになった」

否認の理由として多いのが、作業員名簿の記入漏れです。なかでも見落とされやすい項目が2つあります。

• 送り出し教育実施日の入力
• 新規入場アンケートの印刷・記入・提出

どちらも忘れられやすく、元請側も把握していないことがあります。
ただし労務安全書類としては必須の手続きです。

そのほか、高齢者・年少者・女性・適正配置（健診の異常値）・外国人に該当する作業員は、別途の提出物が必要になる場合があります。従業員登録の内容によって対象かどうかが決まります。

【まとめ】書類提出での確認手順（元請会社・協力会社共通）

まとめ

• 2次会社以降に「書類提出」ボタンはない。作って保存すれば1次企業の画面に自動反映される
• 1次の協力会社が取りまとめて元請会社へ提出する
• 提出後は元請会社が「受領」か「否認」を押すまで再提出できない。取り下げもできない
• 元請会社側で「受領」「否認」が表示されていたら、ボールは元請会社にある。受領すれば協力会社が再提出できるようになる
• 受領後は「否認」だけが残る。これは正常な状態
• 再提出自動化機能がONだと、未完成のまま夜間に提出されることがある
• 否認の理由で多いのは送り出し教育実施日と新規入場アンケートの記入漏れ
• 画面の凡例の「再」は再提出待ち、オレンジの「未」は未作成。ここを見れば状態が分かる

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